Installare un sistema di videosorveglianza in azienda può rispondere a esigenze concrete: proteggere le persone, prevenire furti e danneggiamenti, controllare gli accessi o tutelare il patrimonio aziendale.
La presenza di una finalità legittima, tuttavia, non è sufficiente. Le telecamere comportano un trattamento di dati personali e, quando possono riprendere i lavoratori, coinvolgono anche la disciplina sui controlli a distanza contenuta nello Statuto dei lavoratori.
Per questo motivo, prima di installare e attivare l’impianto, l’azienda deve considerare due piani distinti ma complementari:
- gli adempimenti previsti dalla normativa lavoristica;
- gli obblighi derivanti dalla normativa sulla protezione dei dati personali.
Un errore frequente consiste nel ritenere che il rispetto di uno dei due ambiti sia sufficiente. Non è così: l’accordo sindacale o l’autorizzazione amministrativa non sostituiscono gli adempimenti privacy e, allo stesso modo, il cartello informativo non sana la mancanza dell’accordo o dell’autorizzazione richiesti dallo Statuto dei lavoratori.
Quando si applicano le regole sui controlli a distanza
L’articolo 4 della L. n. 300/1970 (Statuto dei Lavoratori) stabilisce particolari garanzie quando dagli impianti audiovisivi può derivare anche la possibilità di un controllo a distanza dell’attività dei lavoratori.
Il punto rilevante non è soltanto lo scopo dichiarato dal datore di lavoro. Anche un sistema installato per proteggere il patrimonio aziendale o prevenire accessi non autorizzati può ricadere nella disciplina qualora, per posizione e angolo di ripresa, consenta di acquisire immagini dei dipendenti durante lo svolgimento dell’attività lavorativa.
La presenza di telecamere può essere giustificata esclusivamente dalle esigenze ammesse dalla normativa, quali:
- esigenze organizzative e produttive;
- sicurezza del lavoro;
- tutela del patrimonio aziendale.
La concreta configurazione dell’impianto deve comunque essere coerente con le finalità dichiarate. Numero delle telecamere, aree riprese, angoli di visuale, modalità di registrazione, tempi di conservazione e soggetti autorizzati all’accesso devono essere valutati prima dell’attivazione.
Accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro
Quando l’impianto può comportare un controllo a distanza dei lavoratori, il datore di lavoro deve preventivamente seguire una delle procedure previste dall’articolo 4 dello Statuto dei lavoratori.
In presenza di rappresentanze sindacali, la prima via è la stipulazione di un accordo con la rappresentanza sindacale unitaria o con le rappresentanze sindacali aziendali.
Se l’accordo non viene raggiunto oppure se in azienda non sono presenti rappresentanze sindacali, l’installazione deve essere preceduta dall’autorizzazione dell’Ispettorato territoriale del lavoro competente. Per le imprese con unità produttive collocate negli ambiti di competenza di più sedi territoriali, la legge contempla anche la possibilità di rivolgersi alla sede centrale dell’Ispettorato nazionale del lavoro.
Queste garanzie devono essere rispettate anche nelle aziende con un solo dipendente. La documentazione ministeriale chiarisce, infatti, che la procedura autorizzativa è necessaria anche per le imprese di ridotte dimensioni quando sia presente personale dipendente.
La procedura deve essere preventiva
L’accordo o l’autorizzazione devono precedere l’installazione e l’impiego dell’impianto. E’ quindi illecito far istallare le telecamere, attivarle e provare a regolarizzare la situazione in un momento successivo. Anzi: il controllo dei lavoratori che ne deriverebbe, costituirebbe reato!
Nella richiesta di autorizzazione devono essere descritte le ragioni dell’installazione e le caratteristiche tecniche del sistema. Assumono particolare rilievo:
- la planimetria con il posizionamento delle telecamere;
- le aree comprese nell’inquadratura;
- la presenza o meno della registrazione;
- le modalità di accesso alle immagini;
- i tempi di conservazione;
- le misure adottate per ridurre la ripresa dei lavoratori;
- l’eventuale possibilità di visualizzazione da remoto.
Le condizioni contenute nell’accordo sindacale o nel provvedimento autorizzativo sono vincolanti. Una successiva modifica sostanziale dell’impianto, come l’aggiunta di telecamere, il cambiamento degli angoli di ripresa o l’introduzione di nuove funzionalità, richiede quindi una nuova valutazione.
Il consenso individuale dei lavoratori non sostituisce la procedura prevista dall’articolo 4. Anche la documentazione del Ministero del lavoro chiarisce che la firma di una dichiarazione di consenso non equivale all’accordo con le rappresentanze sindacali e non elimina la necessità dell’eventuale autorizzazione amministrativa.
Gli adempimenti previsti dal Regolamento UE n. 679/2016 (GDPR)
Superato il profilo lavoristico, l’azienda deve affrontare quello relativo alla protezione dei dati personali.
Le immagini nelle quali una persona è identificata o identificabile costituiscono dati personali. La loro acquisizione, visualizzazione, registrazione, conservazione ed eventuale comunicazione rappresentano operazioni di trattamento soggette al Regolamento europeo sulla protezione dei dati e al Codice privacy.
Non è richiesta un’autorizzazione preventiva del Garante per installare le telecamere. Spetta però al titolare del trattamento valutare e documentare la liceità e la proporzionalità del sistema, tenendo conto delle finalità perseguite, del contesto e dei rischi per i diritti e le libertà delle persone.
L’impresa deve quindi stabilire, prima dell’attivazione:
- le finalità specifiche del trattamento;
- la relativa base giuridica;
- le aree effettivamente necessarie da riprendere;
- l’eventuale necessità della registrazione;
- il periodo di conservazione;
- i soggetti autorizzati a vedere o estrarre le immagini;
- le misure di sicurezza;
- le modalità di gestione delle richieste degli interessati;
- l’eventuale necessità di una valutazione d’impatto sulla protezione dei dati.
Il principio di minimizzazione
La videosorveglianza deve rispettare il principio di minimizzazione. Le immagini raccolte devono essere pertinenti e non eccedenti rispetto alle finalità perseguite, mentre le modalità di ripresa devono ridurre, per quanto possibile, l’incidenza sui diritti delle persone.
Questo significa, in concreto, evitare inquadrature eccessivamente ampie o dettagliate, escludere le aree non necessarie e valutare se l’obiettivo possa essere raggiunto attraverso misure meno invasive.
Particolare attenzione deve essere riservata agli spazi nei quali le persone possono ragionevolmente attendersi una maggiore riservatezza. La configurazione dell’impianto non dovrebbe essere lasciata esclusivamente all’installatore tecnico: le esigenze di sicurezza devono essere coordinate sin dall’inizio con quelle giuridiche e organizzative.
L’informativa privacy su due livelli
Chi accede a un’area videosorvegliata deve essere informato prima di entrare nel raggio di azione delle telecamere. Il sistema di trasparenza può essere organizzato su due livelli.
Primo livello: il cartello sintetico
Il primo livello è costituito dal cartello collocato prima dell’area ripresa.
La sua funzione è richiamare immediatamente l’attenzione sulla presenza delle telecamere e fornire le indicazioni essenziali sul trattamento. Il cartello deve essere chiaramente visibile e comprensibile, anche in relazione alle condizioni di illuminazione e agli orari nei quali l’impianto è operativo.
L’informativa sintetica dovrebbe indicare almeno:
- che l’area è sottoposta a videosorveglianza;
- l’identità del titolare del trattamento;
- le finalità principali perseguite;
- l’eventuale registrazione delle immagini;
- il rinvio alla versione completa dell’informativa;
- il modo in cui l’informativa estesa può essere consultata.
Il Garante per la protezione dei dati personali rende disponibile anche un modello semplificato di cartello per la videosorveglianza.
Secondo livello: l’informativa estesa
Il secondo livello è rappresentato dall’informativa completa, redatta in conformità agli articoli 13 e, quando applicabile, 14 del GDPR.
L’informativa estesa deve essere facilmente accessibile. Può essere resa disponibile, ad esempio, presso la sede aziendale oppure attraverso una pagina web raggiungibile mediante indirizzo o codice QR riportato sul cartello sintetico.
Il documento deve descrivere in modo chiaro:
- identità e dati di contatto del titolare;
- dati di contatto del responsabile della protezione dei dati, se designato;
- finalità e base giuridica del trattamento;
- categorie di soggetti autorizzati ad accedere alle immagini;
- eventuali destinatari dei dati;
- periodo di conservazione o criteri utilizzati per determinarlo;
- diritti riconosciuti agli interessati;
- modalità per esercitare tali diritti;
- diritto di proporre reclamo al Garante;
- eventuali ulteriori informazioni richieste dal GDPR.
Il cartello e l’informativa estesa non sono due adempimenti alternativi. Il primo segnala immediatamente la presenza delle telecamere; la seconda consente alla persona interessata di conoscere compiutamente le caratteristiche del trattamento.
L’informativa ai lavoratori
Quando le telecamere possono riprendere i dipendenti, alla disciplina generale sulla trasparenza si aggiunge l’esigenza di fornire al personale informazioni adeguate sulle modalità d’uso degli strumenti e sui controlli eventualmente effettuati.
La semplice presenza del cartello all’ingresso non esaurisce necessariamente gli obblighi nei confronti dei lavoratori. È opportuno predisporre una comunicazione specifica che illustri, in modo coerente con l’accordo sindacale o con l’autorizzazione dell’Ispettorato:
- le finalità dell’impianto;
- le aree riprese;
- le modalità di funzionamento;
- i tempi di conservazione;
- le persone autorizzate ad accedere alle immagini;
- le condizioni nelle quali le registrazioni possono essere visionate o estratte;
- le regole applicabili all’eventuale utilizzo delle immagini.
Informativa ai lavoratori, accordo sindacale e autorizzazione amministrativa svolgono funzioni differenti. La prima garantisce trasparenza, mentre gli altri costituiscono le garanzie procedurali richieste dallo Statuto dei lavoratori.
Conservazione e accesso alle immagini
Le registrazioni non possono essere conservate per un periodo indefinito. Il titolare deve stabilire un tempo coerente con le finalità e limitato a quanto effettivamente necessario.
Il periodo prescelto deve essere valutato in rapporto ai rischi concreti, alle caratteristiche dell’attività e al tempo normalmente necessario per rilevare un evento. Eventuali conservazioni più lunghe devono essere adeguatamente motivate e documentate.
Anche l’accesso alle registrazioni deve essere limitato. L’azienda dovrebbe individuare formalmente le persone autorizzate, definire le circostanze in cui le immagini possono essere visionate o estratte e proteggere il sistema mediante credenziali individuali e misure tecniche adeguate.
Il cartello non basta
Uno degli equivoci più frequenti è ritenere che l’affissione del cartello “area videosorvegliata” renda automaticamente le riprese conformi.
Il Garante per la protezione dei dati personali ha chiarito che non è sufficiente informare gli interessati mediante cartelli se l’impianto è stato installato senza rispettare le garanzie previste per i controlli a distanza dei lavoratori. In un caso riguardante diversi punti vendita, l’Autorità ha contestato proprio l’assenza dell’accordo sindacale o dell’autorizzazione dell’Ispettorato, nonostante fossero state predisposte informative nelle zone riprese.
La conformità deve quindi essere valutata nel suo complesso e non attraverso un singolo documento.
Una verifica da compiere prima dell’attivazione
Prima di mettere in funzione un sistema di videosorveglianza, l’azienda dovrebbe verificare almeno i seguenti aspetti:
- sussistenza di una finalità determinata e legittima;
- necessità e proporzionalità delle riprese;
- possibile inquadramento dei lavoratori;
- accordo sindacale o autorizzazione dell’ITL, quando richiesti;
- coerenza tra impianto installato e condizioni autorizzate;
- predisposizione del cartello sintetico;
- disponibilità dell’informativa privacy estesa;
- informazione specifica ai lavoratori;
- definizione dei tempi di conservazione;
- individuazione delle persone autorizzate ad accedere alle immagini;
- adozione di misure tecniche e organizzative di sicurezza;
- aggiornamento della documentazione privacy e valutazione dell’eventuale necessità di una DPIA.
Riassumiamo:
La videosorveglianza può rappresentare uno strumento utile per la sicurezza e la tutela del patrimonio, ma deve essere progettata secondo i principi di necessità, proporzionalità e trasparenza.
Quando le telecamere possono riprendere i lavoratori, il datore di lavoro deve rispettare preventivamente le garanzie previste dallo Statuto dei lavoratori (Legge n. 300/1970), raggiungendo un accordo sindacale oppure ottenendo l’autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro competente (ITL).
Parallelamente, l’azienda deve adempiere agli obblighi privacy, predisponendo l’informativa su due livelli: un cartello sintetico collocato prima dell’area ripresa e un’informativa estesa facilmente accessibile.
La conformità non dipende quindi dalla semplice presenza di un cartello o dall’acquisto di un impianto tecnicamente sicuro. Richiede una progettazione preventiva capace di coordinare tecnologia, organizzazione, diritto del lavoro e protezione dei dati personali.
Se hai dubbi e vuoi verificare che la tua attività sia conforme, puoi contattarci.
